Każdy, nawet najbardziej udany najem kiedyś ma swój koniec. Powody i okoliczności zakończenia współpracy z najemcą bywają różne, jednak niezależnie od ich charakteru warto poświęcić czas na przeprowadzenie dokładnego odbioru naszej własności. Poniżej kilka wskazówek jak się przygotować i co koniecznie sprawdzić w obecności najemców.

Odpowiednie przygotowanie

Podstawową zasadą skutecznego odbioru mieszkania jest obecność najemcy. Z tego względu należy umówić się z naszym klientem z odpowiednim wyprzedzeniem oraz poinformować ile czasu powinien przeznaczyć na spotkanie. Zazwyczaj dokładnie przeprowadzony przegląd mieszkania, w przypadku niewielkiej ilości usterek, zamyka się w 2 godzinnym spotkaniu.

Aby usprawnić przebieg takiego spotkania warto uprzedzić także najemców o konieczności jego opróżnienia przed wyznaczoną godziną. Obecność kartonów i toreb może spowodować nie tylko konieczność ich przekładania z miejsca na miejsce, ale też umożliwić zakrycie ewentualnych usterek (np. porysowanych ścian).

Dobrą praktyką jest ustalenie z najemcą w umowie, aby mieszkanie było oddawane w stanie niepogorszonym niż w momencie jego przekazania. Warto zaznaczyć tutaj, że oznacza to także posprzątanie lokalu przed jego opuszczeniem. W przypadku niewypełnienia tego zobowiązania warto ustalić także karę która pozwoli na pokrycie pracy ekipy sprzątającej (najczęściej rzędu 200-300 zł).

Dokumentacja

Aby możliwe było maksymalnie bezproblemowe zakończenie umowy, warto przygotować odpowiednią dokumentację zawczasu, już w momencie przekazania mieszkania najemcy.

Integralnym elementem umowy najmu powinno być spisanie protokołu zdawczo-odbiorczego.

Znajdzie się w nim kilka kluczowych kwestii które oceniać będziemy na koniec współpracy:

• Opis stanu mieszkania

• Składniki mieszkania (spis elementów wyposażenia, mebli, urządzeń RTV i AGD, dodatków, a także informacja o znajdującej się pościeli i zastawie)

• Stan liczników

• Spis przekazywanych kluczy wraz z ilościami

• Dokumentacja zdjęciowa (najlepiej na dysku USB lub folderze w chmurze)

W momencie rozliczenia z najemcą należy posiadać protokół wraz ze zdjęciami. Wspólnie przechodząc przez każdy podpunkt, w odpowiedniej części tabeli zaznacza się obecność i stan lub brak poszczególnych składników mieszkania.

Na dole warto także umieścić rubrykę na komentarz dotyczący ogólnego stanu przy odbiorze. Możemy tam wpisać konieczne do wykonania prace remontowe, oraz ustalić wraz z najemcą, kto jest odpowiedzialny za ich pokrycie.

Co do zasady, najemca nie jest zobowiązany do pokrycia kosztów odświeżenia mieszkania na potrzeby nowych wynajmujących. W przypadku jeśli ściany zostały podziurawione lub przemalowane bez naszej zgody, możemy oczekiwać od najemców przywrócenia ich do pierwotnego stanu (załatania dziur, odmalowania na pierwotny kolor) lub obciążyć ich kosztami takich prac. 

Obecność wspomnianego wyżej protokołu zdawczo-odbiorczego, jak również samej umowy, uprości rozmowy z najemcą. Dzięki niemu, że wiele podnoszonych przy odbiorze kwestii będzie możliwe do obiektywnego ustalenia, czyniąc je bezdyskusyjnymi. Z biegiem czasu, najemca może zapomnieć przykładowo o zobowiązaniu do pozostawienia mieszkania czystym i karze za niewywiązanie się z niego. Wówczas kluczowym dokumentem rozstrzygającym jest umowa najmu z odpowiednimi zapisami.

Rozliczenie mediów

Podczas przekazania kluczy przez najemcę absolutnie niezbędne jest spisanie lub uwiecznienie stanu liczników. Rozliczenie zaległości lub nadpłaty będzie możliwe dopiero po otrzymaniu rachunków od dostawców mediów, najczęściej miesiąc lub dwa po zakończeniu najmu. Spisanie liczników w momencie opuszczania mieszkania sprawi, że przy rozliczeniu byłego klienta, nie obciążymy go kosztami zużycia wygenerowanymi przez ekipę remontową lub kolejnych mieszkańców i świadczy o naszej uczciwości.

Warto również poświadczyć pisemnie umowny termin ostatecznego rozliczenia mediów. Do tego terminu powinniśmy poinformować o wysokości otrzymanego rachunku i stanie rozliczeń. Termin ten należy traktować jako nieprzekraczalny. Po jego upływie, nasze roszczenia względem najemcy staną się niewymagalne ze względu na niedopełnienie obowiązku poinformowania o wysokości rozliczenia.

Od strony praktycznej

Niezależnie od tego, jak uczciwi byli wobec nas najemcy w okresie trwania umowy, w momencie jej zakończenia powinniśmy skrupulatnie zweryfikować czy mieszkanie pozostawiane jest w tak dobrym stanie na jakie wygląda.

Dobrą praktyką jest otwarcie szaf, szuflad, uruchomienie oświetlenia, urządzeń, wody w kranie czy spłuczki w toalecie.

Zdarzyć się może, że w naszym mieszkaniu miały miejsce usterki, o których nie zostaliśmy powiadomieni - nie zawsze z premedytacją. W internecie znaleźć możemy liczne przykłady kosztowych, zbyt późno odkrytych usterek. Dla przykładu - przypadkowo zatkany plastikowym odświeżaczem toalet sedes typu geberit, który kosztował właściciela całkowity demontaż w celu udrożnienia. Jeśli usterkę taką odkryjemy po odebraniu kluczy, były najemca domniemywać może, że nie powstała ona w okresie trwania najmu.

Rozliczenie pieniężne

Podstawą rozliczenia wszelkich usterek lub zaległości po stronie najemcy jest przekazana w momencie zawarcia umowy najmu kaucja. Wysokość ewentualnych odliczeń ze zwracanej kaucji lub też dopłat należy ustalić z najemcą.

W przypadku kiedy kwota nie jest nam od razu znana, jak w przypadku prac remontowych, możemy spisać dodatkowe oświadczenie o terminie przesłania wyceny dokonanej przez fachowca wraz z kosztem materiałów. Taka sytuacja może skłonić nas do wstrzymania rozliczenia całości kaucji z najemcą, jednak konieczna jest zgoda ze strony klienta.

Może się zdarzyć, że umowa najmu, którą zawarliśmy z najemcą nie precyzuje szczegółowo, która strona zobowiązana jest do pokrycia kosztów naprawy poszczególnych elementów mieszkania lub usterek. Warto wtedy pamiętać, że kwestie te regulowane są na podstawie prawa cywilnego. Podstawowym aktem prawnym regulującym relacje i obowiązki na linii Właściciel - Najemca jest Ustawa o ochronie praw lokatorów.

Art. 6a definiuje koszty jakie zobowiązany jest ponosić Właściciel, a art. 6b odpowiednio przedstawia te leżące po stronie Najemcy.

Nieznajomość szczegółowych zapisów prawa nie zwalnia z ich przestrzegania, a zatem Najemcy zobowiązani są uznać zapisy Ustawy jako rozstrzygające. W sytuacji kiedy klient nie zgadza się z jej zapisami i deklaruje, iż zamierza uchylać się od jego wypełnienia, konieczne może być sądowe rozstrzygnięcie konfliktu z powołaniem na wyżej wspomniane zapisy ustawowe.

Jak ustrzec się przed problemami?

Finalnie najlepszym rozwiązaniem ewentualnych problemów z odbiorem i rozliczeniem wynajmowanego mieszkania jest działanie zapobiegawcze. Począwszy od weryfikacji najemców, poprzez odpowiednio przygotowaną umowę najmu, zawierającą precyzyjne zapisy z odwołaniem do aktów prawnych, aż po sporządzenie precyzyjnego protokołu zdawczo-odbiorczego przy przekazaniu kluczy - każdy z tych elementów będzie miał największe znaczenie nie na początku, lecz na końcu współpracy.

Podsumowanie

Jeśli nie posiadamy dostatecznie dużego doświadczenia w zakresie najmu i biegłości w stosownych regulacjach prawnych lub obawiamy się niedopilnowania formalności i przeoczenia ważnego elementu, warto zwrócić się z prośbą o pomoc do profesjonalnej firmy zarządzającej najmem. Większość tego typu firm posiada w swojej ofercie nie tylko bieżące zarządzanie najmem, ale także usługi cząstkowe, takie jak samo zawarcie umowy według firmowego wzoru, czy też odbiór nieruchomości w imieniu Właściciela.